HR-Scan
Contracten en reglementen
Arbeidsvoorwaarden & Belonen
Ontwikkelen & Functioneren
Uit dienst & ontslag
Efficiency & AVG
Arbeidsovereenkomst
Arbeidsovereenkomsten
De formulering van een aantal zaken in een arbeidsovereenkomst luisteren nauw. Een verkeerd proeftijd beding kan betekenen dat uw werknemer langer in dienst moet blijven dan u zou willen.
Ook het niet hebben van een schriftelijke overeenkomst met een werknemer kan u geld kosten. Alleen bij een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd mag u namelijk de lage WW-premie afdragen. Wij adviseren u daarom uw arbeidsovereenkomst te laten controleren.
Personeelshandboek
Personeelshandboek
Een personeelshandboek omvat alle interne regels en richtlijnen binnen het bedrijf. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan regels en afspraken omtrent flexibele werktijden, thuiswerken, ziekte(verzuim), regels omtrent arbeidsomstandigheden, BHV, veiligheidsprotocollen, het aanvragen van vakantie en verlof en opleidingsmogelijkheden. Ook functieomschrijvingen en afspraken over salaris en beloning kunnen deel uitmaken van een personeelshandboek. Er hoeven niet alleen maar afspraken en regels in het personeelshandboek te staan. U kunt ook vastleggen hoe er binnen het bedrijf met elkaar wordt omgegaan en wat de belangrijkste waarden zijn. De inhoud van het handboek is voor elk bedrijf anders, omdat geen enkel bedrijf hetzelfde is.
Voordelen:
- Het handboek zorgt voor duidelijkheid en structuur voor uw werknemers en organisatie. U kunt erop terugvallen als er onduidelijkheden zijn.
- U bent juridisch ingedekt doordat u specifieke afspraken duidelijk kenbaar maakt aan uw werknemers.
- Bij het maken van een personeelshandboek denkt u vooruit over welke afspraken er gelden in geval van ziekte en verlof, ook als dit (nog) niet van toepassing is.
- Het aanpassen van regels en afspraken is makkelijker centraal te regelen in een personeelshand boek.
Zonder handboek moet u met elke werknemer afzonderlijk over nieuwe afspraken onderhandelen.
Wij kunnen u helpen bij het maken van een personeelshandboek. We hebben een format beschikbaar zodat u het handboek zelf kunt maken of wij schrijven een handboek op maat voor uw onderneming.
Oproepkrachten
Oproepkrachten
U hoeft een oproepkracht de eerste zes maanden niet te betalen als hij niet werkt. Na zes maanden verandert dit. Kan een oproepkracht niet werken door een oorzaak die voor risico van de werkgever hoort te komen, bijvoorbeeld door ziekte, dan moet hij toch betaald krijgen. Ook moet een oproepkracht altijd voor minimaal drie uur per oproep betaald worden, ook al werkt hij minder.
Als u een oproepkracht meer dan vier dagen voor de werkdag oproept, mag deze de oproep niet weigeren. Binnen vier dagen mag dat wel, tenzij er een CAO van toepassing is en daarin iets an-ders is afgesproken.
Na een jaar krijgt een oproepkracht recht op een vaste arbeidsomvang. U moet de oproepkracht dan een aanbod doen voor een arbeidsovereenkomst met vaste uren (als dit in de ketenregeling past, mag dit nog steeds een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd zijn). Het aantal uur dat u moet aanbieden is gebaseerd op het gemiddeld aantal uur dat de oproepkracht in het afgelopen jaar voor u heeft gewerkt. De oproepkracht mag dit aanbod weigeren en mag dan weer een jaar als oproepkracht werken.
Hulp nodig bij het opstellen van een arbeidsovereenkomst of bij het aanbod voor de arbeidsovereenkomsten met vaste uren? Wij denken graag met u mee!
Salarishuis
Salarishuis
Bij de meeste bedrijven is het vaste salaris de duurste arbeidsvoorwaarde en de grootste kostenpost. Het is dus belangrijk om goede afwegingen te maken in uw beloningsbeleid en salarishuis. Door het opstellen hiervan denkt u na over principes en keuzes bij het belonen van uw werknemers, zoals op welke manier u wilt verhogen, wie, hoe vaak en wanneer.
Een salarishuis helpt u om deze keuzes in de praktijk toe te passen.
Voor wie?
Voor groeiende bedrijven met vraagstukken zoals:
- We vinden het lastig te bepalen wat een marktconform salaris is. We willen niet te veel en niet te weinig betalen.
- Bij werknemers is niet altijd duidelijk waarom ze een bepaald salaris verdienen. Het geeft sommigen de indruk dat het niet eerlijk en willekeurig is.
- We willen meer grip op de loonkosten.
- We willen graag een bewuste keuze maken in het al dan niet koppelen van beloning aan prestaties.
TIP: het is belangrijk om het ‘huis’ als een dynamisch systeem te zien en niet als in beton gegoten. Het dient in te spelen op veranderingen in de vastgestelde situatie. Denk daarbij aan het ontstaan van krapte op de arbeidsmarkt, inflatiecorrectie of een functieverbreding. Het kan zijn dat een werknemer aan zijn of haar plafond zit qua salaris, maar op een gegeven moment toch extra taken en verantwoordelijkheden krijgt. In zo’n geval is het belangrijk om het salarishuis niet als iets statisch te zien, maar hierin mee te bewegen. Neem in een dergelijke situatie contact met ons op zodat wij u op individuele basis kunnen adviseren.
Hulp nodig met het opstellen van een salarishuis? Neemt u dan contact met ons op.
Auto van de zaak
Auto van de zaak
Afspraken over het gebruik van een auto legt u vast in een autoreglement. Voor de salarisadministratie is het van belang te weten of de werknemer meer of minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. Aan de hand hiervan wordt namelijk bepaald of er een bijtelling voor de auto bij het salaris gerekend moet worden. Heeft u de afspraken over het gebruik van de auto vastgelegd? Indien dit niet het geval is raden wij u aan om een autoreglement op te stellen. U voorkomt hiermee dat u voor onverwachte kosten komt te staan. Wij ondersteunen u graag bij het opstellen van een autoreglement.
Tip: klik op de knop voor een voorbeeldbestand waarin uw werknemers een rittenregistratie bij kunnen houden.
Wisselend gebruik bestelauto
Wisselend gebruik bestelauto
Als een bestelauto door meerdere werknemers tegelijk wordt gebruikt en lastig is vast te stellen welke werknemer de auto privé gebruikt, dan hoeft er niet bij iedere werknemer een bijtelling plaats te vinden. De Belastingdienst heeft hier een aparte regeling voor. Per auto telt de werkgever € 25 per maand (€ 300 per jaar) op bij het bedrag van de aangifte loonheffing. De Belastingdienst stelt wel strenge eisen aan wat wisselend gebruik van een auto precies inhoud. Zo is er in het voorbeeld van twee monteurs en één auto géén sprake van wisselend gebruik, er is in deze situatie namelijk prima vast te stellen wie op welk moment de auto heeft.
Ook is het van belang om de afspraken over het gebruik van de auto goed vast te leggen in een reglement. Mocht er iets misgaan dan kunt u altijd teruggrijpen naar de gemaakte afspraken.
Wilt u de bijtelling niet betalen, dan zal in het reglement ook vastgelegd moeten worden dat de auto niet privé gebruikt mag worden. U zult dit ook moeten controleren. De Belastingdienst zal bij controle naar bewijs vragen dat de werknemers de auto niet privé gebruikt hebben. Kunt u dit niet, dan kan de Belastingdienst een boete opleggen.
Twijfelt u of u de regeling wisselend gebruik bestelauto goed toepast en/of heeft u hulp nodig met het opstellen van afspraken omtrent het gebruik van de auto, neemt u dan contact met ons op.
Persoonlijk Ontwikkelplan
Persoonlijk Ontwikkelplan
Als werkgever is het belangrijk te weten wat de sterke punten van uw werknemer zijn en waar deze nog kan groeien. Het belangrijkst om te weten is wat de werknemers kunnen toevoegen aan hun functie en de organisatie. In een Persoonlijk Ontwikkelingsplan denkt u samen na over hoe bepaalde bekwaamheden van de werknemer vergroot kunnen worden. Het is een goede manier om de doelen van de organisatie en de individuele doelen van de werknemer op elkaar af te stemmen. Hiermee haalt u meer uit de werknemer en kunt u makkelijker de organisatiedoelstelling realiseren. U bindt de werknemer voor langere tijd aan uw organisatie door hem te boeien.
Om te zorgen dat de ambities in het persoonlijk ontwikkelingsplan ook werkelijkheid worden, vertaalt u deze naar concrete leerdoelen.
Wij kunnen u helpen om, samen met u, de Persoonlijk Ontwikkelingsplannen voor uw werknemers op te stellen.
Functioneringsgesprek
Functioneringsgesprek
Om een goed functioneringsgesprek te voeren is het van belang dat het gesprek goed voorbereid wordt. Tevens is het belangrijk goed naar de medewerker te luisteren. Door daarna te samenvatten en door te vragen, krijgt u een goed beeld van hoe het met de werknemer gaat. Stelt u vragen aan de werknemer, zorg dan dat dit open vragen zijn. Zo kan de werknemer zelf zijn verhaal vertellen, zonder dat u hem een bepaalde richting instuurt.
Format voor functioneringsgesprek
Format voor functioneringsgesprek
Door gebruik te maken van een standaard gespreksformat dat is afgestemd op uw eigen systematiek voor observeren, ontwikkelen of beoordelen, kunt u de gesprekken volledig laten aansluiten bij de doelen van de organisatie. Door daarnaast te werken met competentieprofielen kunt u goed meten hoe geschikt een werknemer voor een bepaalde taak is en ondersteuning bieden waar nodig.
U kunt hierin zelfs nog een stap verder gaan. Collega’s zien vaak meer of andere dingen van elkaar dan een leidinggevende. U kunt ervoor kiezen om werknemers met hetzelfde competentieprofiel elkaar uit te nodigen voor collegiale feedback via de zogenaamde 360°-feedback app.
Verzuim
Verzuim
Verzuim is een kostbare zaak. Iedere werkgever is verplicht een arbodienst te hebben. Arbodiensten hebben vaak verschillende pakketten. Sommige pakketten dekken alleen de basis en zijn daarmee goedkoop. Andere, wat duurdere, pakketten hebben vaak meer verrichtingen in de prijs opgenomen, en zijn daarmee wat duurder. Al naar gelang uw verzuimpercentage kan het lonen naar een goedkoper pakket over te stappen, of juist naar een duurder pakket.
Wist u dat u via ons gebruik kunt maken van Het Arboloket.nl? Deze arbodienst heeft een verrichtingenpakket van slechts € 29,50 per werknemer per jaar en is gekoppeld aan uw salarisadministratie. Voor meer informatie: Het Arboloket | Voor gemotiveerde en gezonde werknemers
Terugdringen van uw verzuim levert u ook geld op. Wist u dat het terugdringen van uw verzuimpercentage u gemiddeld zo’n € 6.000 op jaarbasis oplevert? Onze casemanagers kijken graag samen met u hoe binnen uw bedrijf het verzuim kan worden teruggebracht..
TIP: Wist u dat u via de website Verzuim rekenhulp | a.s.r. | (asr.nl) precies kunt berekenen wat verzuim uw bedrijf kost?
Wet verbetering poortwachter
Wet verbetering poortwachter
Door te voldoen aan de verplichtingen welke voortvloeien uit de Wet verbetering poortwachter (WVP) voorkomt u onnodig langdurig verzuim door ziekte en het doorbetalen van een derde ziektejaar. Deze wet verlangt dat werkgever en werknemer zich samen met de arbodienst of bedrijfsarts inspannen om de arbeidsongeschikte werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. De werkgever is hoofdverantwoordelijk en kan aansprakelijk worden gesteld als de re-integratie niet volgens de WVP is verlopen. Dit gebeurt door middel van een loonsanctie, doorbetaling salaris werknemer voor een 3e jaar (dit kunt u niet verzekeren).
In Salarisonline kunnen wij voor u de optie “signalen” activeren. Als u dan een werknemer ziekmeldt via de module ziekteverzuim dan ontvangt u automatisch de bijbehorende signalen. Hierdoor weet u precies wanneer een actie is vereist. Aan uw salarisadministratie kunt u arbodiensten koppelen. Hierdoor hoeft u de melding maar één keer in te voeren in het systeem en bent u altijd op de hoogte van de acties die gedaan moeten worden vanuit de wet Verbetering Poortwachter.
TIP: Het Arboloket.nl kan er samen met u voor zorgen dat bij verzuim de dossiers voldoen aan de eisen die de WVP stelt. Wij koppelen Het Arboloket.nl aan uw salarisadministratie. U kunt heel eenvoudig ziekmelden in Loket.nl en de melding gaat automatisch door naar Het Arboloket.nl.
Risicoinventarisatie en evaluatie (RI&E)
Risicoinventarisatie en evaluatie (RI&E)
Veel bedrijven hebben geen of geen up-to-date RI&E. Daarom is de inspectie SZW hier strenger op gaan controleren. Is er geen RI&E of is deze niet up-to-date, dan kan de boete oplopen tot € 4.500. En zonder bijbehorend plan van aanpak komt daar nog eens € 3.000 bij. Ook zijn er veel aansprakelijkheidsverzekeraars die geen uitkering verstrekken bij een bedrijfsongeval wanneer de RI&E niet aanwezig is of niet actueel.
Kort samengevat waarom een RI&E van groot belang is:
• U voldoet aan uw wettelijke verplichting.
• De RI&E biedt inzicht in de arbeidsrisico’s.
• Het uitvoeren van een RI&E leidt tot een praktisch plan van aanpak.
• De RI&E draagt bij aan het verlagen van verzuim en het aantal ongevallen en aan het verhogen van de productiviteit en is in die zin een kostenbesparing.
• Het is een geringe investering in vergelijking tot de mogelijke boetes van de Inspectie SZW.
TIP: Wilt u meer weten over de RI&E voor uw bedrijf? Neem dan gerust contact op met Het Arboloket.nl.
Verzuimprotocol
Verzuimprotocol
Is een werknemer ziek? Dat is vervelend, in de eerste plaats voor de werknemer maar ook voor u. In het protocol staan een aantal stappen die een werknemer moet doorlopen. Denk bijvoorbeeld aan hoe en bij wie de werknemer zich ziek moet melden. Wij altijd adviseren om dit telefonisch te doen zodat u de juiste vragen kunt stellen. Stel: u laat uw werknemers ziekmelden via de app. Dan is er geen drempel en kunt u niet de juiste vragen stellen. Hierdoor is het verzuimpercentage vaak hoger dan noodzakelijk is.
Wist u dat u uw verzuimprotocol ook in het werkgeverdossier in uw salarisadministratie kunt uploaden en direct kunt delen met alle werknemers? Past u iets aan? Dan hebben de werknemers meteen inzicht in de laatste versie. Ook kunt u zien wie het verzuimprotocol nog niet bekeken heeft.
TIP: U kunt hier het standaard verzuimprotocol van Het Arboloket downloaden om te gebruiken. Toch liever een protocol op maat, neemt u dan contact met ons op!
Arbodienst
Arbodienst
Omdat werkgevers verplicht zijn een arbodienst te hebben en veel werkgevers bij verzuim niet tevreden zijn over de werkwijze van hun arbodienst hebben wij besloten zelf een arbodienst op te richten onder de naam Het Arboloket.nl. Onze klanten ervaren de overstap naar Het Arboloket.nl erg prettig om de volgende redenen:
- Het Arboloket heeft een directe en heldere aanpak.
- We kijken naar de mogelijkheden.
- Het verrichtingenpakket kost slechts € 29,50 per werknemer per jaar.
- We koppelen de arbodienst kosteloos aan uw salarisadministratie. Dit levert gemak op omdat alle mutaties of ziekmeldingen die relevant zijn voor de arbodienst automatisch worden gesynchroniseerd.
Verzuimverzekering
Verzuimverzekering
Gedurende de eerste twee jaar bent u verantwoordelijk voor de doorbetaling van het loon, kosten voor het re-integratietraject, de werkgeverslasten zoals vakantiegeld, 13e maand en pensioenbijdrage en eventuele aanvullende CAO-afspraken. Een arbeidsongeschikte werknemer kost gemiddeld € 220 per dag. Wij kunnen u helpen aan een feitelijk inzicht in de financiële gevolgen wanneer een werknemer langdurig afwezig is.
Als u een verzekering heeft, loont het ook de moeite om af en toe eens naar de kosten van de verzekering te kijken. Wellicht kunt u ergens anders hetzelfde pakket goedkoper verzekeren.
TIP: kijkt u voor het afsluiten van een verzuimverzekering ook eens op de website van Het Verzekerloket.nl
Preventieve maatregelen
Preventieve maatregelen
(Lichamelijk) Fysiek welzijn
Fysiek welzijn kan je definiëren als een goede lichamelijke gezondheid, waarbij ook aan alle basisbehoeften van het lichaam is voldaan. Je voelt je ‘fysiek goed’ wanneer je gezond bent, fit bent en voldoende te eten hebt. Mogelijke maatregelen om fysiek welzijn te verbeteren zijn: contact met de sportschool,dietist en fysiotherapeut. Wij kunnen voor u kijken naar de vrije ruimte in de WKR en/of de arbowet.
Emotioneel welzijn
Emotioneel welzijn gaat over een gevoel van veiligheid en (zelf)vertrouwen. Dit draagt voor een groot deel bij aan je welzijn en daarmee ook aan je gezondheid. Het is dus belangrijk om emotioneel in balans te zijn en dat ook te blijven. Maar, zorgen dat je emotioneel in balans blijft? Dat lijkt toch makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe werk je aan je emotionele welzijn en hoe zorgt u dat deze positief blijft? Dit kan door het inschakelen van een psycholoog.
Sociaal welzijn
Sociaal welzijn draait om de mate waarin je je goed voelt en opgenomen bent in de maatschappij waarin je leeft. Het is waarschijnlijk de factor die je als individu het minst in de hand hebt. Uit recent onderzoek is gebleken dat eenzaamheid koppelt aan een lagere kwaliteit van fysiek en emotionele gezondheid. Sterker nog, van degenen die zich niet goed behandeld voelen op het werk, rapporteerde 80% een productiviteitsverlies en 25% reageerde vervolgens hun frustratie af op klanten. Als u merkt dat een werknemer niet lekker in zijn vel zit kunt u aangeven hulp te zoeken bij een psycholoog.
Financieel welzijn
Van woningschuld tot onderwijsuitgaven, financiële uitdagingen kunnen voor veel mensen stress veroorzaken. En deze financiële stress kan van invloed zijn op gezondheid, geluk en prestaties. Om financiële stress te helpen verlichten, kunnen we helpen bij het verkrijgen van inzicht, kijken waar je kunt besparen, nagaan of er recht is op een eventuele toeslag en bij het aan de slag gaan met eventuele betalingsachterstanden. Denk aan het inzetten van een budgetcoach of schuldhulpverlener.
Carrière
Werken heeft invloed op je emotionele en fysieke gesteldheid van uw werknemer. Werken is gezond. Het geeft je een stabiel inkomen, je ontwikkelt sociale connecties en het draagt bij aan zingeving in je leven. Tegelijk heeft werken invloed op je emotionele en fysieke gezondheid. De mate waarin werken invloed heeft op je gezondheid hangt af van bijvoorbeeld wel of geen voldoende ontwikkelingsmogelijkheden, sociale steun, de werkdruk, waardering en het niveau van werkzaamheden. Als werkgever kunt u bijdragen aan de ontwikkeling van qua carrière van de werknemer door een tevredenheidonderzoek uit te laten voeren. Op basis van zo’n onderzoek weet u wat er speelt bij uw personeel en daar uw beleid op aanpassen. Ook kunt u ervoor kiezen een functiehuis op te (laten) stellen. Zo geeft u uw werknemers inzicht in hun carrièremogelijkheden binnen uw bedrijf.
Ontslag
Ontslag
Ontslag van een werknemer met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld via het UWV, de kantonrechter of via een vaststellingsovereenkomst. Afhankelijk van de reden waarom u het dienstverband wilt beëindigen, moet een bepaalde manier gekozen worden. Heeft u hulp nodig bij het bepalen via welke route u een dienstverband kunt beëindigen, neemt u dan contact met ons op. Wij adviseren u graag.
Exitgesprekken
Exitgesprekken
Het belangrijkste doel van een exitgesprek is te achterhalen waarom iemand afscheid neemt, daarvan te leren en te zien wat er beter kan. Een andere reden om een exitgesprek te houden is om een goede relatie met werknemer te behouden of te herstellen. Een werknemer die met een goed gevoel afscheid neemt, zal zich tegenover anderen positief uitlaten over zijn ex-werkgever en dat is de beste reclame die u kunt hebben.
Bij voorkeur ligt de uitvoering van het exitgesprek in handen van een personeelsfunctionaris, omdat deze doorgaans meer betrouwbare informatie uit het eindgesprek zal halen dan wanneer u als leidinggevende het gesprek voert. Niet zelden bent u namelijk zelf (mede)oorzaak van het vertrek van uw werknemer, maar de meeste werknemers zullen dit niet recht in uw gezicht durven zeggen. Is het ontbreken van een afdeling P&O dan een reden om van het exitgesprek af te zien? Zeker niet, ook als leidinggevende kunt u het gesprek aangaan, mits u het zorgvuldig aanpakt en het gesprek open aangaat. Uiteraard kunnen wij helpen bij het opzet van de gesprekken en de gesprekstechnieken, of zelfs de gesprekken voor u voeren!
Personeelsdossiers
Personeelsdossiers
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft in de AVG regels opgenomen waaraan een personeelsdossier moet voldoen:
- Documenten in het dossier moeten juist zijn.
- Alleen noodzakelijke stukken mogen in het dossier opgenomen zijn.
- De gegevens moeten passend beveiligd zijn.
- De gegevens mogen niet langer dan noodzakelijk bewaard worden.
- Werknemers moeten hun dossier te alle tijden kunnen inzien.
- Werknemers hebben recht op dataportabiliteit, zij moeten hun dossier aan een ander kunnen overdragen.
In Loket.nl heeft u de mogelijkheid om uw personeelsdossiers op te slaan en te beheren. Naast dat u hiermee voldoet aan de AVG heeft Loket.nl ook allerlei andere voordelen. Zo kunt u met één druk op de knop een brief maken en delen met de betreffende werknemer.
Wij helpen u graag bij het opzetten van een personeelsdossier dat voldoet aan alle eisen die de AVG stelt.
Bovendien kunt u in Loket.nl documenten genereren met behulp van templates. Denk hierbij aan arbeidsovereenkomsten of beloningsbrieven, maar ook werkgeversverklaringen. Neemt u voor meer informatie hierover contact met ons op!
Verlofaanvraag via app
Verlofaanvraag via app
Hieronder staat een video met waarin u kan zien hoe alle HRM Modules zichtbaar zijn voor werknemers. Per module kan bepaald worden of deze aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld of niet.
Koppelingen
Koppelingen
Om uw werk efficiënter te maken, is uw salarisadministratie te koppelen aan meer dan 100 veelgebruikte bedrijfsapplicaties. Op de meest moderne manier koppelt u bijvoorbeeld aan tijdregistratie- en planningssystemen, financiële software, rapportagetools, inkomensverzekeringen en arbodiensten. Samen met u kijken wij graag welke mogelijkheden er zijn!
